申し送りと回覧時間を大幅短縮し、指導のバラつきを解消。外国人スタッフの日本語力・記録意識も向上し、職員全体のコミュニケーションと業務効率化を実現しました。

導入前の状況

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  連絡・報連相が紙や口頭に頼り、情報共有が非効率だった
  

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  書類作業に時間を取られ、職員同士がコミュニケーションを取る時間が不足していた
  

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  介護の原点を教える時間がなく、必要なマニュアルの所在も不明確で、育成環境の整備に課題があった
  

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  外国人スタッフの日本語力不足が、指導や業務理解の大きな壁になっていた
  

導入後の効果

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  「もう見ました！」の申し送り文化が定着し、情報共有がスムーズに
  

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  写真や動画による共有で、利用者様の笑顔を通じたチームの一体感が生まれた
  

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  指導内容が統一され、外国人スタッフの日本語力と記録意識も向上し、相互理解が進んだ
  

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  全施設の情報をリアルタイムに把握でき、職員間の知識共有が促進された
  

抱えていた課題・導入背景

職員500名を超える体制で事業を運営する中、長年感じていた大きな課題は、介護業務以外にある書類の煩雑さでした。書類対応や外部との調整に時間を取られると、業務が作業的になり、『なぜこれをするのか』という介護の原点を教える時間が取れなくなってしまう——職員の教育に時間を割けなくなる、という危機感をずっと抱えていました。

加えて、当法人には現在52名の外国人スタッフがおり、彼らが業務に入った際に、日本語が壁となって仕事の勉強や利用者との会話に支障が出るのではないか、という懸念もありました。作業の習得は早いのですが、利用者の気持ちをくみ取ったり、介護の原点を理解したりするには、やはり日本語が必要になる、という難しさがあったんです。

そうした中で出会ったsoeasy buddyの導入を決めたのは、資料のデータ化と申し送りなどの連絡を『一体化』して管理できるという利便性が決め手でした。以前はそれらを別々のソフトで管理するしかないと考えていたのですが、soeasy buddyはそれらが一体化しているという利点が、私たちの求めているものとすごくマッチするのではないかと感じたんです。

soeasy buddyの活用方法・効果

導入時のテーマは【コミュニケーションの変革】でした。修繕や業者の来訪といった連絡も、今までは一人ひとりに確認・伝達していたのですが、工事の日程が決まればbuddyで全員に一斉に通知できるようになり、すごく楽になりました。

外国人スタッフとの連携も、以前は毎回何回も1人1人に説明していたものが、soeasy buddyを使うことで、一回で、しかも同じ表現でコミュニケーションが取れるようになりました。担当者ごとに教えがバラバラになったり、言い方が違ったりして誤解を招きやすかったところも、指導という意味ではだいぶやりやすくなりました。

育成については、以前の分厚い紙マニュアルは誰も読まないという課題がありましたが、今は説明を動画で撮ってそれ自体をマニュアルにするという簡易的な方法が取れるようになっています。管理側としては、『ここに置いてある』というルールを決めているので、資料自体は揃っていて、『見ていないほうが自己責任』と言える時代になったと感じています。

実際に、回覧に1週間かかっていた書類も、buddyの既読機能のおかげで、今ではおおよそ2〜3日で90%ぐらいの職員が見るようになり、書類の効率化という目標は達成できました。記録も昔は紙で印鑑が必要で手間がかかっていたんですが、今は電子印鑑ですぐアプリでできて便利です。

導入して良かったこと

朝、職員と会って申し送りをしようとした時に、「あっ、それもうsoeasyで見ました！」という会話が出てくるようになったのは、大きな変化です。ゼロから話を始めるのではなく、3や4から話を始められるようになったのは、意識的な変化だと感じています。

写真や動画を通じて、施設の行事や、利用者の方の「こういう笑顔を引き出せるんだね」という瞬間が共有されることで、チームの一体感が醸成されているようにも思います。職員紹介で名前と顔が一致したり、日頃では見えない職員の頑張りが文字化されて見える、という点も利点ですね。

外国人スタッフにとっても、私たち日本人スタッフが文字を使うことで、日本語学習にすごく繋がっていると感じています。会話だけだと『聞き取り』が主になりますが、buddyだと文章を読んだり、構成する力がつく。申し送りをデータ化することで、振り返って確認できるし、文字がどう書かれているかの勉強にもなっています。

自分にとっては、以前は自分のグループの情報しかほぼ把握できなかったのが、buddyを始めてから全施設の情報を見れるようになったのが大きいです。『今日転倒しました』『この対応ができました』といった事例をすぐに把握して、次に同じ事故があればこう対応すればいいんだ、と勉強できるようになりました。書類の回覧するものがほとんどなくなったことで、シャチハタのインクを替えることが年1回ぐらいになった、という変化も実感しています。

soeasy buddyをおすすめ出来る点

導入時には、ITが苦手な方が非常に多いという懸念がありました。でも、私は時間が解決してくれると強く思っていたんです。

そのため、研修会などで『このデバイスを使えない人は時代に置いていかれる』ということを強く伝え続け、職員個人のパソコンや携帯の使い方がわからないといったことも、全部引き受ける覚悟をして、代理で購入したり修理をしたり、操作の説明をしたりと、少人数で地道に何年も続けてきました。その積み重ねの中で、ITが苦手という意識が、自ら学ぶという意識へと浸透していきました。

同様の課題を抱えている施設の方にお伝えしたいのは、「使用方法であったりとか、どういうふうに使いたいんだという信念がなければ、多分このソフトの利点は生かせない」ということです。これを使って何を効率化するという強い意志を持つと、このソフトがすごく助けてくれるような感じがしています。方針をsoeasy buddyの担当者の方とよく練り合って、使い方を吟味したほうが、施設オリジナルのソフトになるんじゃないかなと思っております。

soeasy buddyはどのような存在か

副主任介護員：中川様
私にとってsoeasy buddyとは、一言で言うと『魂』でしょうね。気持ちを乗せられるところじゃないでしょうか。文章じゃ伝わらないものも、写真だったり動画だったりで共有できるという意味で、ある意味魂に近いと感じています。

介護員：ニュン様
自分にとっては、soeasy buddyとは『情報共有できる"機械"』です。これのおかげで、より多くの情報を把握できるようになりました。

庶務課課長：富張様
私の一言で言うと『図書can（図書館＋英語のcan）』です。ネットのクラウド上の図書館があって、みんなに「できるよ（can）」ってささやいているようなソフトなんじゃないかな、と思っています。