スタッフ間の情報共有にsoeasy buddyを活用。社員の自分ごと化を促進し信頼感・チームワークを醸成。

導入前の状況

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  動画でマニュアルを作るも、メールやポータルでは浸透せず

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  看護-介護間や、会議・プロジェクトの情報が行き渡らず、連携が不十分

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導入後の効果

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  すぐにスタッフに浸透し、スタッフが自発的に、投稿をする様に

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  スタッフの自己紹介や日々の情報共有により、信頼感・チームワークを醸成

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抱えていた課題・導入背景

この業界ならではというのもありますが、元々紙ベースが多い中、弊社は動画でマニュアルを作っていたが、しかし問題は、それが浸透しなかったという点です。元々メールで配信したり、自社ポータルサイト上で上げていました。しかしメールでは埋もれてしまいますし、自社サイト上ではパソコンでしか見られないという問題点がありました。そうすると、普段の業務の後にわざわざパソコンを開いてマニュアルを見るということはしません。実際に自社ポータル上に動画があることを知っている人がどれくらいいるのかを聴いてみると、ほとんどの社員が把握していませんでした。

情報共有という所で、介護業界はどうしても自分の職種の人たちとは話しますが、他の職種と連携が取れないという問題もありました。うちは比較的スタッフ間の仲は良いですが、それぞれが何をやっているか・何が出来るのかがよくわかっていませんでした。

弊社のシステムに強いスタッフで、前職でsoeasy buddyを使っていた人が偶然いました。その人に聞いてみると、良いところとして手軽に動画を挙げられるということと、パソコンからではなく、携帯から見れるというところがよく、情報が拡散して販売店の売上増につながったという話を聞きました。弊社は売上増ではありませんが、入居者の方への価値につながればということで、導入に至りました。

soeasy buddyの活用方法・効果

トレーニングの所では介護技術や、看護の処置をマニュアルという形で投稿し、ニュースには自己紹介として、メグラスの社員を知ってもらおうということで、各部門でそれぞれ自分の自己紹介動画をアップしてもらっています。この様に、スタッフが自己紹介を挙げることで、話のネタとなって会話がはずみ、信頼関係が出来、チームワークが生まれる・そのきっかけになると考えています。私自身、社員の趣味など、知らない一面を知れて、とっても楽しいです！

ハッシュタグには、社長のハッシュタグや、部門ごとの看護・介護のハッシュタグがあり、日々の出来事やプロジェクトの状況を共有、看護・介護間の情報共有を促進しています。社長のハッシュタグでは、一介護スタッフから社長になり、社長になった苦悩をありのままとして見て欲しいということで、これまでの自分の取り組みを発信したりしています。それが社員との絆になればと考えています。

今では、マニュアルだけでなく、ほとんど全ての会議やプロジェクトも動画で取ってアップしています。プロジェクトや会議は、参加できる人数が限られていますが、議事録ではどうしても、どういう温度感で各議題が話されているかが分かりません。それを動画で発信し、皆に見てもらうことで、各人がプロジェクトメンバーでなくても参加し、動いているという感じを出そうとしています。この様に、各スタッフに自分ごと化してもらうというのは非常に大切です。

導入して良かったこと

この業界にはITに弱い人が多いのですが、そんな中、大きなアナウンスしなくても各人が登録してくれるというのは初めてでした。実際メールで少し配信しただけで、力を入れて教えたわけでもありません。

動画を挙げるというのも強制したわけでは無いですが、1日1-2件と伸び続けており、いろいろな種類のものが上がっています。これまでは登録を依頼しても、1-2ヶ月放置されるということもありましたが、スタッフが自分から行動するように変わっていっているのではないかと思います。言われたからやるでは何も変わりません。なのでこれからも自主的に投稿するということを促して行ければと考えています。

一番変わったのはプロジェクトや他の施設で何をやっているのかが分かるようになったことです。最近だと、毎年やっている全社のサミットで、企画こんなことやったよとか、別の施設の飾り付けが載っていて、そんな飾り付けしているんだとか。そういったことを簡単に知ることができます。これまで、他部門の状況は、施設長や副施設長・フロアリーダーの月一のミーティングで共有する際にしか分かりませんでした。それが、今では日々の取り組みが直ぐに、知れるようになりました。これはsoeasy buddyを使って良かった点です。

soeasy buddyをおすすめ出来る点

良さとしてまず携帯ですぐログイン出来るということ。これによって、電車の中や仕事の合間に、パソコンで作業をしながらログインが出来ます。また、システムを使ったことが無いスタッフでも、一度説明すれば投稿が出来るようになるのは、優れた点です。加えて、いいねやキープなどで誰が見ているのかなどが分かる所もすごい。

業界としてみた時に、まだまだ紙ベースが多く、システムが入っているところは少ないと思う。なおかつコミュニケーションのツールとして、上司・部下の垣根を外して使える物は少ない。新しいものや文化を変える時にトップの力は必要だとは思います。ただそれは、トップダウンでやるわけではなく、リーダーシップを発揮してやっていくもの。そういう使い方にはsoeasy buddyがとてもあっています。他愛もないコメントをしたりなどもしていますが、そういった使い方が出来ることも良い点です。

soeasy buddyはどのような存在か

soeasy buddyを入れたことで、社員の働き方がどんどん変わるのではないかと考えています。動画をアップするだけならどんなものでも良いですが、メグラスは、soeasy buddyをそういった、コミュニケーションのツールとしても、どんどん使い方を増やしたいと考えています。