動画マニュアルで新人スタッフを育成。教育に力を入れていることが伝わり採用数が増加、同時に離職率も減少

導入前の状況

• ・

  新人教育に大きな労力をかけるものの、それでも早期の離職が発生

• ・

  新しい取り組み・システムを取り入れる中、マニュアルの更新が追いつかず

• ・

• ・

導入後の効果

• ・

  育成の労力が減ると同時に教わる側の負担も軽減し、結果離職率が低減

• ・

  動画での教育に力を入れていることが求職者へのアピールになり採用数が増加

• ・

  分かりやすい動画マニュアルを簡単に作成し、新しいシステムの導入がスムーズに

• ・

抱えていた課題・導入背景

● 歯科医として新しい取組み・システムを取り入れて行く中、マニュアルの整備が追いつかない

うちは歯科医院ですが、沢山ミーティングを重ねながら新しいことに取り組んで来ました。
しかし、新しいものを取入れると、システムがどんどん変わっていってしまう。


● 紙のマニュアル作成は生産性が悪い。これからは動画の時代だと考えていた

今までは紙のマニュアルを作ろうとしていましたが、それすらも出来ていませんでした。
「今まではこれだったけど、それをこう変えた」というのを、文章に不慣れなスタッフが何時間もかけて修正するというのは生産性が悪く、何か他に手段がないかと考えていました。一方これからの時代、動画だろうということは考えていて、その中でyoutubeに上げてまとめるのが良いか、あるいはそれをまとめるためのアプリ・サービスがあると助かるなとずっと思っていました。
そういった折に丁度soeasy buddy(ソーイージーバディ)の話をお伺いし「これだ！」と思いました。


● 百聞は一見にしかず。動作のあるものは動画マニュアルが圧倒的に分かりやすい

もちろん紙が向いているものもあります。例えば一覧で見たいものなどは、動画よりも紙が合っています。
一方、動きのある診療の中で、紙でも口頭でも表現するのが難しいことはかなりあり、そういったものでも動画で見ると、百聞は一見にしかずと言いますが、非常に分かりやすい。


● soeasy buddyの決め手はシンプルさ。自学自習にトレーニング、素早い連絡にニュースを使う

soeasy buddy(ソーイージーバディ)の決め手は、すごくシンプルだということ。
ニュースとトレーニングで構成されていて、スタッフが何かを学びたい時はトレーニングを自分で見に行き、一方何かみんなに周知したい時は、ニュースを使って非常にスピーディーに周知することが出来ます。


● 一般的なチャットツールとは違い、オフィシャルな空気を出せるため、プライベートとの明確な線引きが可能に

またこれまでチャットツールを使っていましたが、いわゆるSNSよりもオフィシャルな空気を出すことが出来るので、会社として・院として使う上でプライベートとの境を引くという意味でも非常に良いと思っています。

soeasy buddyの活用方法・効果

● 症例検討会の動画を蓄積し、後から入ってくるスタッフが学習可能に

動画でのマニュアル作成の他に行っているのは、従来から行っている症例検討会の記録の蓄積です。
症例検討会とは、2-3名のドクターが症例の発表や調査をしてディスカッションをするという取組みです。ただ今までは、同じ様な内容を発表しても分からず、繰り返されてしまう傾向にあり、外部の先生を招待しても、その記録がシェアできる状態で蓄積できていませんでした。これを後から入ってきた人も聞けるという状態を作りたいと考えていたのですが、それが今やっと可能になりました。現在では「いつ、どういった内容の講義を、どの先生が、どう喋った」というのを、一コマ20分くらいの動画でアップしています。
今まで月一でやってきたことで、追加の作業としては動画をアップロードするということだけですが、積み重なれば、かなりの情報量になると思っています。


● ニュースは院内の連絡に利用。必要に応じて職種ごとに伝え分け

ニュースは、月一のシフトの連絡や、プロセス・システムの変更、新入スタッフ入社の連絡などに使っています。また、歯科医師、歯科衛生士、歯科助手、受付といった、職種ごとにシェアしたいことを分けて伝えています。
例えば歯科衛生士は歯科衛生士に関連する必要な準備やするべき工夫など、ドクターは勉強会の内容や薬の適切な使い方などです。この機能を活用することで、各々に情報が行きすぎない様に、部門で分けることができ、非常に便利に感じています。


● 院の理念浸透にもトレーニングを活用

院の理念を浸透させるのに、1回理念の成り立ちや思いを話したものを必ず見てもらうということも、組織づくりのために必要だと思っており、そういった上でも非常に便利だと考えています。

導入して良かったこと

● 動画マニュアルを活用して教育に力を入れていることが、求職者に伝わり採用数が増加

教育に力を入れているということは、求職者からすると非常に大事なことということで、動画マニュアルありと求人に載せたり、実際に面接/見学に来ていただいた時に伝えたりすると「それはいいですね」との反応があります。

特に歯科助手は未経験の方が結構来ますし、かつ専門知識が必要なのではないかという不安をお持ちの場合が多いので、マニュアルを見やすい動画で用意しているよということを伝えると採用につながるという経験を多くしています。


● 教える側は時間的負担軽減に、教わる側はストレスなく学ぶ事ができ、離職率も低減

入社した方は、初期にすごく膨大な情報を覚えながら実働しなければいけないということで、相当ストレスがかかってしまい、早期に辞めてしまったりします。

一方で、教える側も、座学・講義の様に完全に仕事の手を止めて何かを説明するという体制はなかなか取れないため、実際の仕事をしながら伝えていくという形になり、それを朝から晩までつきっきりで何週間と続けるので、大きな労力がかかります。


特に最初の1ヶ月は負担が大きく、離職率も高いのですが、そのタイミングでsoeasy buddy(ソーイージーバディ)があることによって、「これを見ておいて」とか、「見ながらやってくれれば大丈夫」と伝えると、教える側は負担が減りますし、教わる側も息抜きになるのでゆっくりと理解が出来ます。OJTだと先輩が忙しい中で聞き直すのもハードルが高く、聞くと「教えたでしょ」と言われることもありますが、soeasy buddy(ソーイージーバディ)だと、自習しながら見直せるというのも大きい。

結果あんまり追い詰めずに良い立ち上がりをすることができ、離職率が減っています。


● 既存のスタッフ向けにも、システム導入の効率が上がるという成果を実現

今や歯科医院は暖房いらないくらい電子機器が動いていますが、新しいシステムやソフトが入ると、既存のスタッフでもなかなか理解が追いつきません。

特にコンピューターに弱い人は、デジタル化についていけていないという問題も起こっていました。例えば20人を集めて、「ここをクリックして、ここをクリックして」と説明しても遠くて見えず、「どこをクリックしたんですか？」と質問される。そういったやり取りは全く効率的ではありません。

そこで「何をして何をして何をして」とクリックする場所と順番を動画で抑えておき、それを個人の端末で見てもらっています。その方が実際分かりやすく、デジタル化に伴って、コンピューターが得意でない人たちが、各種システムを使いこなせる様になるためのツールとしても一役かっています。

soeasy buddyをおすすめ出来る点

● 新しいことにチャレンジしている院・先生や、拡大中の院にsoeasy buddyはフィットする

常に新しいことにチャレンジされている院や先生は、どんどん新しいシステムや新しい材料を取り入れていると思います。
そういったものは、紙のマニュアルという古い方法で積み重ねていくよりも、新しく分かりやすい動画で伝えていった方が理解が浸透されると思います。また、院規模が中規模・大規模と大きくなる中で、どんどん人の採用が増えていくはずです。
人手不足の時代なので、新しく入ってくるスタッフが勤めやすい院にしておくことで、スタッフの確保も順調にいくでしょうし、仕事の理解・成長が速く、即戦力になってくれると思います。

soeasy buddyはどのような存在か

● 初期教育の負担をぐっと軽減する“頼れるデジタル助手”

入社したばかりの新人は覚えることが膨大で、初期のストレスや離職リスクが高い時期があります。soeasy buddy(ソーイージーバディ)を使えば、「これを見て実践してね」と動画を見ながら自学自習できるため、教える側の負担も減り、教わる側も安心して学べます。


● 動画マニュアルで、紙では伝えきれない診療の細かい動きも理解可能

新しいシステムや診療プロセスはどんどん変化しますが、紙のマニュアルでは更新が追いつかないことも。soeasy buddyなら、動画で手順や操作を記録・共有できるため、全員が同じ情報を正確に理解できます。


● デジタルに不慣れなスタッフでも、スムーズに院内システムを使いこなせる

クリック手順や操作方法を動画で確認できるため、コンピューターが苦手なスタッフでも迷わず作業できます。既存スタッフのスキルアップにも効果的で、院全体の業務効率が上がります。


● 成長・採用・定着、すべてに寄与する院内の“教育プラットフォーム”

入社初期の負担軽減やスムーズな定着はもちろん、求人時のアピールにも活用可能。教育体制が整っていることが求職者に伝わり、採用数やスタッフ定着率の向上にもつながります。