約60万円のコストカットに成功、トレーニング時間は50％削減

導入前の状況

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  細かいテクニックやコツが紙マニュアルには書かれておらず、診療のクオリティが統一されていなかった

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  人によってマニュアルの理解にばらつきがあったり、把握度合に差があった

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  新しい機械の勉強会に全員で参加する必要があったため、その間30分～1時間診療を止めていた

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導入後の効果

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  動画を確認することで、一人一人きちんと理解出来ているか把握出来るようになった

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  勉強会を2名の参加で実施出来るようになり、その間の診療を止める必要がなくなった

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  勉強会中も診療を継続できること、人件費を含め10万円近くのコストカットに成功

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  全職種共通の内容の習得に1カ月掛かっていたのが、2週間で出来るようになった

抱えていた課題・導入背景

● 大切なテクニックを紙マニュアルには書ききれず、問題が起きていました

以前は、スタッフの育成や何かを教える時に紙のマニュアルを使っていたのですが、「口で伝えたら分かるよね。」という、細かい部分が紙のマニュアルには落とし込まれていなかったんです。

そのため、紙のマニュアルに書かれていないことが原因で問題が起きてしまったり、スタッフ一人一人が独自のやり方で対応をしていたので混乱状態になっていました。

具体的には、セメントを練ったり盛ったりなどの手先のテクニックが必要な歯科特有のスキルが紙のマニュアルには細かく書ききれていませんでした。

実際に、臨床の現場ではセメントの硬化時間がクオリティに作用してくるので、スタッフとの連携がとれていないことで、患者さんのお口の中に装着する物のクオリティが低くなってしまい、直接的に診療にも影響が出てしまうという、大きな懸念がありました。


● 紙マニュアルを高頻度で更新することが難しく、理解度にもばらつきがありました

紙のマニュアルだと高頻度での更新が難しく、同じ紙のマニュアルで教えても、人によって理解にばらつきがあったり、紙には書けない細かいコツの部分が伝えられていませんでした。

あとは、やり方が新しく変わった時に、人によって把握している・していないの差が埋まるのに時間がかかるという、沢山の課題を持っていましたね。


● コスト面も悩みの種に。勉強会の度に30分〜1時間診療を止めていました

それから新しい機械を導入した際に勉強会をしているのですが、以前はスタッフ全員で実施する必要があり、その間30分から1時間診療を止めていたので、コストの面でも悩ましい状況でした。


● 他院の話を参考に、具体的に使えるイメージが湧いたのでsoeasy buddy導入に踏み出せました

最初にsoeasy buddy(ソーイージーバディ)の話を聞いたきっかけは、動画マニュアルに大きな可能性を感じていたこと。

20代のスタッフもいれば40代以上のスタッフもいるので、どんな世代でも使いやすいマニュアルがないかなと探していたときに、他院で動画マニュアルを使っているのを聞いて、元々興味を持っていました。

ただ、過去に他のツールを上手く運用出来なかった経験があったので、せっかくsoeasy buddy(ソーイージーバディ)を導入するのであれば、きちんと使いたいなという気持ちがあり、とても悩みました。

結果的に、他院の先生方からもsoeasy buddy(ソーイージーバディ)の話を聞いて、当院でも具体的に使えるイメージが湧いたので、導入に踏み出すことが出来ました。

soeasy buddyの活用方法・効果

●「マニュアルはsoeasy buddyを見る」を習慣にするべく積極的に使っていきました

soeasy buddy(ソーイージーバディ)を使い始めた頃は、消毒滅菌や掃除の手順などの全職種に共通するマニュアルから動画を撮っていき、慣れてきた頃に職種ごとに変わるアシスタントのポイントなどを投稿していきました。

それから、「マニュアルはsoeasy buddy(ソーイージーバディ)を見る」というのを習慣にしたかったので、場面によって紙マニュアルを見る必要がないように、動画の準備がないものに関しては、元々あった紙のマニュアルをPDF形式にして一旦全てsoeasy buddy(ソーイージーバディ)に投稿をしました。


● 撮影担当のスタッフを決めておき、未編集動画も投稿する。動画の蓄積はスムーズに進んでいきました
日常でスタッフ同士が口頭説明をしている瞬間があって、説明をする人が話始めたら、「ちょっと待ってください、撮りますね。」と撮影担当のスタッフが登場し、普通に説明しているシーンをそのまま撮る運用をしています。

撮った後の動画は、編集していない状態でsoeasy buddy(ソーイージーバディ)に投稿したときは、三角マークを付けるようにしています。
一目で未編集なのが分かりますし、後々見返して、編集した方が良さそうな動画は差し替えています。

それから、業者さんが新しい機材の説明に来た時に、スタッフが説明の様子を撮って、soeasy buddyに投稿をして、参加していなかったスタッフがその動画を見て機材の使い方を習得する、という使い方をしています。

導入して良かったこと

● 入社当時、先輩に何度も聞けないこともsoeasy buddyがあることで安心できました

コロナ渦の影響で学校での実習も十分ではなかったので、入社してすぐに技術が出来るようになるのかとても不安でした。
入社してからsoeasy buddyがあることを知ったのですが、患者さんの対応方法や、直接先輩に何度も聞けないことが全て動画になっていたので、いつでも予習・復習出来たことが良かったです。


● 動画を撮りながら、スタッフ自身に「もっと成長したい」という意識が芽生えるようになりました

新人さんで手順が不安な時に、自分のタイミングでsoeasy buddy(ソーイージーバディ)に投稿されている動画を見直せる、すぐに仕事に向かうことが出来る、そういう意味では大きな効果があると思っています。

それから、動画を撮ることによって、一人一人がマニュアルを本当に理解出来ているか確認出来るようになりました。

スタッフも動画を撮りながら「自分も次はもっと良くしよう」という意識も芽生えてきて、成長には良いツールですね。


● 以前は1ヶ月かかっていたトレーニングが2週間で習得出来るようになりました

新人スタッフが入った時に、以前は基本的な診療の片付けなど、全職種共通のトレーニングに1ヶ月掛かっていたのが、soeasy buddy(ソーイージーバディ)を導入してからは2週間で出来るようになりました。
習得時間が半分になったので、大きな効果を実感しています。


● 全員参加必須だった勉強会が2名参加で実施出来るようになり、トータル10万円近いコストダウンになりました

それから、soeasy buddy(ソーイージーバディ)を導入してから新しい機械の勉強会を実施しました。
撮影する人と聞く人の2人のみで行うことが出来たので、患者さんの予約を制限せずに診療を止める必要がなくなったので、コスト面でとても影響がありますね。

勉強会当日のことだけではなく、soeasy buddy(ソーイージーバディ)が無ければ、勉強会のあとに新人スタッフがベテランのスタッフに診療中何度も聞きに来て、その度に診療を中断してしまうことになっていたはず。
なので、勉強会の時間的なコスト、それから後日の診療を中断して、患者さんをお待たせすることがなくなったと考えると、長い目で見ても時間とお金の節約になっています。

具体的に、30分診療を止めるだけでも、うちは6台診療チェアがあり、患者さんが来てくれるはずだった時間をカットしていると考えると、診療面だけでも数万円の効果は出ています。
併せて人件費を考えると10万円近くのコストダウンになりますね。

soeasy buddyをおすすめ出来る点

● 動画マニュアルで理解度と習得スピード向上

紙マニュアルでは伝わりにくい手先のテクニックや臨床のコツも、動画で具体的に確認可能。新人スタッフも自分のタイミングで復習でき、習得時間が半分に短縮されました。


● 診療を止めずに効率的な学習が可能

従来は全員参加で行っていた勉強会も、撮影担当と視聴担当の2名で実施可能に。診療を中断せずに学べるので、時間やコストの節約につながります。


● 医院らしさや価値観を共有できる

治療手順や患者対応など、医院独自の価値観やスタンダードをスタッフ間で共有可能。院長からスタッフ、スタッフから次世代スタッフへの情報伝達を円滑にします。

soeasy buddyはどのような存在か

● 医院らしさを伝える存在であり、医院の大切にしているものを繋げていけると思っています

それぞれの医院らしさを伝える存在だと思っています。
医院ごとの医院らしさ、みどりの歯科医院らしさを伝えていくのに、役に立つものの一つです。

雰囲気だったり、やり方の背景に医院ごとに大切にしてる価値観があります。
患者さんとの接し方や治療方針、掃除のやり方一つとっても、医院ごとに価値観って違いますよね。
そういったそれぞれの医院が大切にしているものを院長からスタッフへ、スタッフから次のスタッフに繋げていけるのがsoeasy buddy(ソーイージーバディ)だと思っています。


● soeasy buddyは「ひらめきのツール」、今後の歯科業界に欠かせないものになると思います

私にとってsoeasy buddy(ソーイージーバディ)は「ひらめきのツール」です。
自分が思っているスタンダードではないことの気づきに繋がります。

自分がイメージするスタンダードとスタッフが思うスタンダードが一致していたら良いですが、違うこともありますよね。
soeasy buddy(ソーイージーバディ)の存在で、それぞれのスタンダードの違いに気が付くことが出来る。
そうなった時に、改善をするためにどうするべきか積極的に取り組むことで、より成長ができ自分達を高めていけると思っています。

今までの紙マニュアルで伝えているものに、プラス動画で伝えるっていうのは今後必須になると思うので、soeasy buddy(ソーイージーバディ)は、今後の歯科業界に欠かせないものになると思います。