教える労力が1/3になり、新人の成長スピードも2倍に。更に採用にも離職率にも好影響

導入前の状況

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  新人教育に大きな労力がかかっていた

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  紙のマニュアルも動画マニュアルも作ったが活用しきれず効果が限定的

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導入後の効果

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  動画マニュアルがしっかりと活用されるように

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  結果、教える労力が1/3、成長スピードが2倍に

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  教育インフラとして採用時の武器になり、離職率にも好影響

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抱えていた課題・導入背景

● 人手を増やしたいのに、採用すると、新人を育てるのに人手がかかる…

教育にかかるコストを、非常にしんどいと思っていました…

新人が一人入ったら、その新人を一人前にするために、先輩の時間が取られる。
人が足らないから、あるいはもっと業務を増やしたいから、人を採用したのに、こんなに辛いことはありません。


● 頑張って作った紙のマニュアルは活用の難易度が高く、効果は限定的だった…

マニュアルがあれば人が教える時間が短縮できる！

そう信じて、紙のマニュアルを作りきったんですけど、実際それで教える時間が短くなったのか？というと、もちろん効果的な側面もありますが、活用の難易度が高いと感じていました。
例えば準備物の一覧とか、そういったことには活用されていましたが、その効果は限定的でした。200ページのマニュアルを作ったんですが、準備物一覧が、抜き出されてラミネートされた状態で置かれていました。

そりゃそうやな…と。


● 動画を作り、YouTubeやDropboxにあげても、整頓されず、ほぼ活用されなかった

動画でマニュアルを作る、と言う発想自体は、前々からありました。

私自身もYouTubeで教育用のチャンネルを作ったりとか、あるいは動画を撮りためて、Dropboxのようなクラウドに保存して…とやってはいたのですが、
中々整理整頓もしきれず、結局活用できていたのか？というとほぼ0%。全く使えていなかったと思います。

紙も動画もマニュアルがあるけど、結局現場では先輩が手取り足取り教えるという状況が、2~3年続いていたんですね。


● 動画教育のためのツールである、soeasy buddyに可能性を感じた

そんな中、soeasy buddyの存在を知りました。

掲示板的な機能（ニュース）と、トレーニング用の動画を整理する場所、その2つの機能があり、そのアプリを使えば、皆がスマホで、動画のマニュアルを有効活用出来るようになるのではないか？と思いました。

別にスマホで動画を観るというのは、YouTubeやDropboxにアクセスすれば出来るんですが、それが定着しなかった…
でも、そのためだけのアプリをお金をかけて入れるとなったら、何か可能性を感じました。

soeasy buddyの活用方法・効果

● 各職種で動画のマニュアルを作り、入社1日目、2日目…、とカリキュラムに分けて整頓

トレーニングの動画を、職種・業務ごとのフォルダと、カリキュラムごと（入社1日目、2日目…）のフォルダの2つの方法で、整理しています。入社が決まったら、まず入社までに見てきて欲しい動画を渡します。
それから入社当日、勤務が始まります！となったら、まず初めは別室で動画を観るんですね。各日に観る動画があり、それを勤務時間内に見てもらって、流れを確認してから、現場に入って実習したり、先輩がチェックしたりフィードバックしたりしています。勤務時間中に自己学習する時間を作っていますが、こうすることによって、人ごとの進度を同じにすることが出来ます。


● 紙のマニュアルではいくら言っても伝わらないが、動画なら一目瞭然！

動画にしてよかったな、という業務はめちゃくちゃあります。何から喋っていいか分からないくらい。例えばパノラマのポジショニング。紙のマニュアルでここを3センチ上げて…、とか言っても、全然伝わらないし、やっぱり結局紙マニュアルを手で持ちながら、先輩が手取り足取り教えていました。でも動画であれば一発です。動画だったら先輩がいらない。動画を見ながらその動画の通りにやるという感じになりますから、全ての業務に置いて、動画マニュアルの有用性を感じています。


● ニュース機能は、日々の情報共有に利用。LINEよりも確実に情報伝達が出来る

一方、ニュースは、その日にあったこと、例えばこういうクレームがあった…とか、こういう変更事項がある…などです。ニュース機能に関しては、今までの院内の報告事項を、グループLINEメインで使っていたんですが、それをsoeasy buddyに移すようにしました。グループLINEの場合は、既読にはなるけどホンマにちゃんとそれを読んでいるのか分かりませんでした。
soeasy buddyでは、読んだら「いいね」を押すということにしているので、より連絡事項が行き渡りやすくなったと思います。


● 写真を織り交ぜて自己紹介を投稿することで、院内・分院間でのコミュニケーションも促進

また、社内Facebookの様にも使えますので、社内メンバーの自己紹介でも盛り上がっています。自己紹介のハッシュタグ（#自己紹介）を付けて、生まれはこうで、幼少期はこうでした、趣味はこうで、こういう経緯で入社して、今後こんなんで頑張ろうと思います、というのを結構長文で写真とともに、投稿してもらっています。そこに対してみんながコメントをしていく、例えば「部活してたんですね」とか。そのやり取りが非常に活発で、うちの場合は分院があって、普段コミュニケーションが取れない人達もいるんですが、そういうところで社員同士がコミュニケーションを取る良い場になっていると考えています。

導入して良かったこと

● 教える労力が1/3になると同時に、成長スピードが2倍に

今まで入社して、毎年同じことを教えていましたが、今では「この動画を見といて。分からなかったところだけ質問して」という形にしています。

そうすることで、体感ですが教育に掛けている時間が1/3くらいになったのではないかな、と感じます。最初は動画を撮影・編集するのに時間がかかりますが、一回撮ってしまえば、それは何回でも使い回せる。かなりの時間短縮です。
また、同時に新人の教育スピードは2倍位になっているイメージはあります。


●「教育ちゃんとしてるんやな」と思われ、採用にもプラス

同じ動画マニュアルでも、YouTubeにあるのとsoeasy buddyがあるのとでは有り難みが、まるで違います。YouTubeは「そうなんや…」くらい。最近はsoeasy buddyを、面接で真っ先に見せていますが、そういった教育インフラは、無い院がほとんどだと思いますので、「教育ちゃんとしてるんやな」と思ってもらえて、採用にも確実にプラスになっています。


● 歯科助手・受付を中心に、業務の覚え・定着が早く、離職率も低減

離職率に影響はあると思いますね。特に歯科助手と受付。ご存知の通り、歯科助手や受付は、他の業界という選択肢もある中で、歯科を選んで来てくれています。でも、歯科助手は覚えることが膨大で、入る前に想像しているより、業務的にしんどく感じられる方が多いと思います。その時に、いくら紙のマニュアルがあっても、紙で、この位置に3時の位置から、どうこうで…といっても中々入ってこない。動画マニュアルは紙よりとっつきやすいので、定着率にも寄与していると思います。


● 新製品や新材料でのマニュアル更新も、動画であれば、紙より楽に作れる

また歯科医院は特にだと思うんですが、新たな新製品が出たりとか、新たな材料が出たりとか、マニュアルの更新の頻度がめちゃめちゃ多いと思います。じゃあ新製品が出たので、セメントは次からこれに変えます、となった時に、紙のマニュアルだったら、その度に書いて、パソコン上で編集して、印刷して…という、結構めんどくさいし、中々アップデートに追いつけていない、というのが現状でした。でも動画は、編集には時間がかかるかもしれませんが、撮影するのはめちゃくちゃ簡単なんですよ。伝えたいことを口頭で話せますから。

soeasy buddyをおすすめ出来る点

● 先輩に聞くのはハードルが高いけど、動画があれば、自分で解決できる

私は、家で一度動画を見て、同期の2人で実習しあって、分からないことがあると、もう一度動画を確認して、また練習して…というのを繰り返しています。
先輩に教えて貰う前に、まず自分でやってみることで、先輩の時間が省けますし、皆さん忙しいので、聞きたくても聞いてしまうと先輩の仕事が止まってしまいます。でも動画があれば自分で学ぶことが出来ます。


● 紙と比べて、動画はずっと分かりやすい

前職では、紙のマニュアルはあったのですが、それだと分かるような分からないようなでした。動画マニュアルであれば、圧倒的にわかりやすい。例えばスケーリングのマニュアルも、動画であれば、どんな風に患者さんの口を触ったら良いか、どういうポジショニングだとやりやすいのかが、一目瞭然です。


● 先輩にとっては教える手間も省けるし、後輩の成長スピードも早まる

私は、今年2年目で、動画を作る側ですが、動画があれば、教える手間が省けるし、一度作ってしまえばずっと残るので、来年以降もずっと効果が続きます。去年1年目だった自分を振り返ると、先輩の時間を一から使ってもらって、聞いて勉強してましたし、忙しいとどうしてもその時間を取ってもらえず、一人で患者さんを見れるようになるまで時間がかかっていました。でも今年1年目の二人は、動画をみて家で勉強して来てくれるし、分からないことを自分で勉強して来てくれるので、教える手間も省けるし、二人の成長もすごい早いな、と感じています。

soeasy buddyはどのような存在か

● 教育の手間を大幅に削減する“動画マニュアルの柱”

新人が自分で動画を見て理解できるため、先輩が一から教える手間が減り、教育にかける時間は体感で1/3に。しかも一度作った動画は何度でも使えるので、効率はさらにアップ。


● 業務定着と離職率低減に貢献

スケーリングや器具準備など細かい作業も動画で一目瞭然。新人の成長スピードは2倍に。特に歯科助手・受付業務での定着率向上・離職率低減に効果があります。


● 情報共有とコミュニケーションも一元管理

ニュース機能で連絡事項や新製品情報を確実に伝達。自己紹介や写真投稿で院内・分院間の交流も活性化し、働きやすい職場づくりをサポートします。